Como encontrar foco e superar a competição em uma era de distrações

Marc Ferranti, IDG News Service
07/07/2017 - 14h23
Autora do livro 'Como eliminar a ansiedade do e-mail, evitar distrações e fazer o trabalho direito', compartilha dicas para você evitar o ineficiente multitasking

A capacidade de sintonizar as constantes notificações que emanam de aplicativos e se concentrar no que realmente importa para nossos negócios e carreiras tornou-se uma vantagem competitiva.

Essa é a mensagem da autora Jocelyn K. Glei, cujo trabalho se concentra em encontrar significado, criatividade e foco no trabalho diário. Seu último livro é o "Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done" (em tradução livre, "Cancelar assinatura: como eliminar a ansiedade do e-mail, evitar distrações e fazer o trabalho direito").

"Muitas vezes eu me refiro a esse momento em que estamos vivendo como a era da distração. Mas, pelo contrário, penso que há uma vantagem competitiva para realmente ser o mestre da sua atenção - para chamar sua atenção para onde você quiser", diz Jocelyn, que recentemente mudou-se de Los Angeles para Nova York, onde chegou a assumir o cargo de editora-fundadora e diretora da 99u, o braço de educação e pesquisa da Behance, plataforma online da Adobe para profissionais criativos.

Durante o período que atuou na 99u, Jocelyn editou uma série de livros centrados em produtividade, gerenciamento de tempo e empreendedorismo para profissionais criativos. Aparentemente, há uma sede por conselhos sobre como lidar com as distrações da vida moderna e nosso vício em ferramentas tecnológicas. A própria Jocelyn construiu uma audiência de aficionados em gestão de recursos humanos e de produtividade e cada vez mais é solicitada como palestrante e convidada de podcasts.

Por que precisamos de ajuda para dominar as ferramentas digitais

É fácil entender por que as pessoas precisam de ajuda. Em média, acessamos nossas caixas de e-mail 74 vezes ao dia, o que ocupa cerca de 30% de nosso tempo, observa Jocelyn. As ferramentas de chat em grupo, como HipChat e Slack, facilitam as comunicações em tempo real, bem como mensagens instantâneas individuais, mas também podem tornar ainda mais difícil para se concentrar no trabalho.

Para se tornar o mestre, e não o escravo, do local de trabalho moderno, você precisa entender que os chamados custos de mudança multitarefa pesam fortemente no cérebro humano. Se você interromper um projeto que está intensamente focado para verificar o e-mail, leva cerca de 25 minutos para retornar ao seu "estado de fluxo" anterior, diz Jocelyn.

Pesquisas mostram que o malabarismo com outras tarefas no trabalho reduz seu QI em torno de 10 pontos.

E há uma boa chance de você não estar entre o 2% da população que os psicólogos acreditam que podem se sair bem com várias tarefas. De fato, os estudos mostram que há uma forte correlação entre acreditar que você é bom nisso e a probabilidade de você estar, na verdade, fracassando amargamente com isso. Em outras palavras, se você acha que você é ótimo em fazer um monte de coisas ao mesmo tempo, provavelmente você está fazendo isso mal.

O pedágio cobrado é amplamente reconhecido: "Hoje, nossos filtros de atenção facilmente se tornam sobrecarregados", observa o psicólogo cognitivo Daniel Levitin em "The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload".

Alguns poucos pagam por ajuda. "Pessoas bem sucedidas - ou pessoas que podem pagar isso - empregam camadas de pessoas cujo trabalho é restringir o filtro de atenção", escreve Levitin. "Ou seja, cabeças corporativas, líderes políticos, estrelas de cinema mimadas e outros cujo tempo e atenção são especialmente valiosos tem uma equipe de pessoas ao redor deles que são efetivamente extensões de seus próprios cérebros".

O resto de nós - mesmo aqueles em gerenciamento de alto nível - está por conta própria, e essa foi uma grande razão pela qual Jocelyn decidiu escrever um livro sobre o tema.

Na 99u, enquanto fazia curadoria de conteúdo, escrevia, pesquisava e editava: "Eu passei a maior parte dos meus dias entrevistando artistas e aprendizes e empresários sobre como eles fizeram para suas ideias acontecerem e o que emergiu para mim como um tema era que todos estavam realmente tentando controlar sua atenção, gerenciar seu tempo, gerenciar sua energia", diz. 

"Muita disso foi em função de uma maior autonomia que as pessoas adquiriram. Elas são pessoas de negócio, ou assumem uma pequena empresa ou estão trabalhando dentro de um grande negócio com uma hierarquia cada vez mais plana onde mais e mais é preciso gerenciar tudo, todos os aspectos do seu dia, da sua empresa ou carreira", completa.

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E-mail, o microcosmo da nossa luta com a tecnologia

Para resolver um problema, primeiro você precisa entendê-lo e Jocelyn disseca sucintamente por que nos tornamos tão compulsivos quanto à verificação de e-mail. Essencialmente, é um sistema de recompensas aleatórias, operando em um princípio semelhante a um mecanismo que o psicólogo B.F. Skinner construiu em um experimento com ratos.

Os ratos de Skinner seriam recompensados ​​com uma porção de comida quando pressionavam uma alavanca. Acontece que os ratos estavam muito mais motivados, mais condicionados e ansiosos para pressionar a alavanca quando as recompensas chegavam a intervalos aleatórios do que quando eles chegavam a intervalos regulares. As recompensas são boas, mas as recompensas aleatórias são emocionantes.

O e-mail e, bem, redes sociais e suas notificações, funcionam assim. A maior parte, especialmente no trabalho, é rotineira, incômoda ou de outra forma decepcionante. 

"Mas de vez em quando você recebe algo realmente excitante - um e-mail de um amigo perdido por muito tempo ou, se você tiver muita sorte, um vídeo de cabras saltando sobre coisas", escreve Jocelyn em "Unsubscribed". "E são essas recompensas aleatórias misturadas com todas as atualizações insensíveis e pedidos irritantes que achamos tão viciante."

Uma vez que você entende a base do vício em ferramentas tecnológicas, Jocelyn sugere que você faça uma reflexão interna sobre o que realmente importa, o que você está tentando realizar, antes de adotar estratégias para lidar com isso. É difícil parar de gastar todo o seu tempo em e-mails e redes sociais e chegar ao que você realmente quer ou precisa fazer, a menos que você saiba quais são seus objetivos.

Jocelyn dispensa conselhos que podem ser familiares para aqueles que mergulharam na literatura de gerenciamento de tempo e eficácia organizacional: Faça uma lista das coisas que deseja realizar. Especificamente, ela sugere escrever seus objetivos de trabalho significativos nos próximos três meses, mantendo a lista em três ou quatro coisas. Mantenha-o onde você pode ver a partir da sua mesa e tenha em mente quando parou para verificar seu e-mail e afins e anote suas listas diárias de tarefas, algo que ela sugere ser feito no final de cada dia.

Dominando a sua caixa de entrada

Para resolver uma rotina diária eficaz de e-mail, Glei sugere várias estratégias como verificar e responder entre "lotes", ou verificá-los em segmentos de 30 minutos ao dia.

Outra sugestão é segmentar as pessoas com quem você troca mensagens em grupos de importância. Colaboradores-chave com os quais você trabalha de perto são prioritários; Pessoas divertidas como amigos com quem você pode contar e contatos "potenciais", como possíveis clientes ou colaboradores. "Aleatórios" são aqueles que você, provavelmente, não conhece, mas ainda sim pedem para que você faça coisas que levariam seu precioso tempo. Bem, esses devem ganhar prioridade baixa.

A idéia é que os segmentos mais importantes devem conter o menor número possível de pessoas, da mesma forma o segmento de contatos de maior valor para você, que são aqueles que você deseja responder rapidamente. Toda a estrutura ajuda você a priorizar rapidamente quais e-mails são verdadeiramente urgentes ou importantes e evitar perder tempo.

E não: chegar a uma "caixa de entrada zero" (sem email na sua caixa de entrada) não deve ser uma meta.

O email é um microcosmo de nossa luta com a tecnologia, diz Jocelyn. "A psicologia por trás do vício que se aplica ao e-mail também se aplica às mídias sociais e outros aplicativos e ferramentas", observa ela. "Uma vez que você tenha esse mesmo nível de conscientização de como o e-mail funciona, você pode aplicar isso a outros aplicativos que você usa ou mesmo a outros aplicativos que ainda não foram inventados, mas certamente estarão em breve no seu smartphone."

No trabalho, você precisa definir expectativas sobre como você responderá às pessoas, reservando um tempo para quando você estará fora do chat em grupo, por exemplo. "Você não pode tratar cada mensagem do Slack, e-mail ou mensagem instantânea como urgente - você não pode viver sua vida assim", diz Jocelyn.

"Eu acho que as pessoas que são capazes de realmente descobrir como reunir sua atenção realmente encontraram uma vantagem competitiva porque elas podem se concentrar mais no que importa e mover esses objetivos para a frente". 

Dicas para dominar ferramentas digitais e estabelecer uma rotina de trabalho eficaz

Os livros de Jocelyn oferecem uma variedade de dicas, exercícios e técnicas para melhorar sua vida digital no trabalho. Separamos algumas aqui:

- Pense sobre o que você deseja realizar, as coisas que movem sua carreira ou negócios e anote duas ou três metas que você deseja realizar nos próximos três meses;

- Se possível, comece o seu dia, quando estiver alerta, fazendo um trabalho importante que o ajude a atingir seus objetivos;

- Verifique seu e-mail em lotes de 30 minutos cada, algumas vezes ao dia; Na falta, use a "técnica Pomodoro" de fazer um trabalho significativo em intervalos de 25 minutos. Dica? Use um temporizador!;

- Sair e vagar: Configure as expectativas sobre quando você responderá às mensagens e quando você estiver preso a um problema, feche-se fisicamente do local de trabalho para permitir que seu subconsciente vá, de fato,  trabalhar.