Saiba como aproveitar o Slack ao máximo na hora de trabalhar

Computerworld / EUA
02 de março de 2018 - 14h28
Lançado em 2014, aplicativo avançou rápido para tornar-se uma das principais ferramentas de comunicação e colaboração corporativa. Conheça melhor o serviço.

Desde o seu lançamento em 2014, o Slack tornou-se uma ferramenta popular para colaboração nas empresas. Com cerca de 6 milhões de usuários ativos pelo mundo – dos quais aproximadamente um terço são assinantes pagos – o aplicativo continua a evoluir para realizar ainda mais tarefas.

Uma boa maneira para entender como o Slack tornou-se uma presença importante nos escritórios é considerar a resposta do mercado quando a plataforma de colaboração sai do ar. Uma queda de 45 minutos do serviço em janeiro deste ano tornou-se um dos tópicos mais comentados no Twitter nos EUA, enquanto executivos se perguntavam como poderiam se comunicar com um colega de trabalho sentado a duas mesas de distância. 

Avaliada em cerca de 5,1 bilhões de dólares, a Slack Technologies – empresa por trás do app – conseguiu 250 milhões de dólares em sua mais recente rodada de financiamento e parece pronta para realizar o seu IPO (Oferta Pública de Ações).

Esses fatos citados acima mostram que a plataforma está amadurecendo. Após ganhar uma presença forte em muitas empresas graças à adoção viral por pequenas equipes de usuários – muitos dos quais gostam de falar bem do app por aí, o que atrai ainda mais usuários – o próximo passo do Slack é conseguir implementações mais amplas em empresas maiores. 

Isso colocaria o Slack em uma concorrência ainda mais direta com plataformas como Microsoft Teams, Facebook Workpless, Atlassian’s Tride, Google Hangouts Chat, e diversas startups não tão conhecidas. 

“O Slack está crescendo”, afirma o diretor de pesquisas da IDC, Wayne Kutzman. “O que começou como uma plataforma de colaboração que as pessoas levavam de casa agora tem mais 2 de milhões de usuários pagos e está tornando-se rapidamente uma solução madura para empresas que se integra com um grande número de investimentos principais em TI.” 

O que é o Slack?

Colocado de forma simples: o Slack é um aplicativo baseado na nuvem que conecta equipes de funcionários, permitindo que eles colaborem em projetos em tempo real e compartilhem documentos, imagens, vídeos e outros dados necessários para fazer o trabalho. O serviço está disponível como um app separado para desktops e aparelhos móveis (Android, iOS e até Windows Phone), assim como via navegadores web. 

“A ideia é unir as equipes para ajudá-las a trabalharem juntas de maneira mais eficiente e efetiva”, destaca o diretor de serviços e analista de pesquisas da Freeform Dynamics, Richard Edwards. 

Obviamente, não é apenas sobre trabalho. O Slack também quer tornar as interações mais divertidas, o que tem sido uma parte do segredo por trás do seu sucesso: os canais públicos muitas vezes podem ser tomados por GIFs e brincadeiras entre colegas de trabalho, funcionando como uma espécie de “bebedouro digital” para os funcionários, que podem estar a uma mesa ou a um continente de distância. 

slack201801.jpg

O Slack iniciou sua trajetória como uma ferramenta de mensagens para desenvolvedores trabalhando em um videogame. Após o desenvolvimento do jogo ser encerrado, as atenções se voltaram para construir o app de mensagens que acabaria virando o Slack; o esforço foi encabeçado pelo fundador e CEO Stewart Butterfield, que também ajudou a fundar o site de compartilhamento de imagens Flickr. A primeira versão da encarnação moderna do Slack apareceu pela primeira vez, ainda como um beta, em agosto de 2013. 

Os recursos básicos do Slack são fáceis de serem dominados por novos usuários, o que certamente ajudou nessa propagação viral do aplicativo.

As equipes de usuários são organizadas em espaços de trabalho (chamados de "workspaces"), onde podem se comunicar e compartilhar documentos. Empresas menores provavelmente terão apenas um espaço desses, enquanto que companhias maiores poderão ter diversos grupos interconectados.  

Existem três tipos de canais dentro de cada espaço de trabalho para os membros da equipe: públicos, privados e, mais recentemente, canais compartilhados. O último permite a comunicação com funcionários de outras companhias. Os canais permitem que as conversas sejam centradas em um projeto, um grupo (como equipe de marketing ou vendas, por exemplo) ou um interesse (como vídeo) específico.

E o Slack aposta alto nos seus canais. “Acreditamos que os Canais vão substituir o e-mail como a maneira principal para as pessoas se comunicarem e colaborarem no trabalho”, afirma um porta-voz da companhia. 

O aplicativo também oferece um recurso de mensagens diretas para conversas rápidas com outros membros da equipe. Grupos focados de até oito membros também podem ser configurados, com os colegas podendo ser facilmente encontrados ao fazer uma busca no Team Directory (Diretório de Equipe), que fornece uma visão geral sobre as pessoas em uma empresa.

Desde seu lançamento, a plataforma vem adicionando novos recursos de forma bastante rápida. Funcionalidades para chamadas de voz e vídeos foram lançadas em 2016, enquanto que o compartilhamento de tela foi habilitado em 2017 – como resultado da aquisição da ScreenHero pelo Slack. Outras adições recentes incluem a aguardada introdução das mensagens por tópicos. 

Como configurar canais e espaços de trabalho no Slack

Cada espaço de trabalho começa com dois canais, #general (#geral) e #random (#aleatório), mas a maioria dos usuários vai querer adicionar mais opções quase que imediatamente.

Uma vez que estiver conectado com o software, é fácil configurar um novo canal. Usando o app para desktop, clique no ícone “+”, localizado próximo à opção Channels (Canais), na barra lateral esquerda. A partir daí, você pode selecionar se o canal será público ou privado, dar um nome a ele e adicionar qualquer informação relevante (como o assunto a ser discutido, por exemplo).

Em seguida, você seleciona os membros que serão convidados ao clicar na caixa de convites (para navegar por uma lista de colegas de trabalho) ou apenas digita um nome na barra de buscas.

O processo de criação de canais funciona de forma muito parecida nos aparelhos móveis. Todos os membros, com exceção dos convidados, podem criar um novo canal, apesar de os administradores do espaço de trabalho poderem limitar a criação de canais públicos ou privados. (Apenas os administradores podem criar canais compartilhados com grupos externos, no entanto.) 

Para quem quer criar um espaço de trabalho totalmente novo, primeiro é preciso ir até a página de criação de workspaces - slack.com/create. Lá, você fornecerá um endereço de e-mail e receberá um código de confirmação para ser digitado antes de adicionar o nome e a senha do espaço. O passo seguinte é revisar as diretrizes e permissões do workspace antes de começar a convidar as pessoas.

Como conectar o Slack com outros apps de produtividade

Um dos principais atrativos do Slack é a enorme variedade de integrações com apps e chatbots disponíveis para o serviço. Isso significa que os usuários podem interagir com apps de terceiros, como Skype, Box ou Google Drive a partir do Slack, o que ajuda a posicionar a plataforma como uma espécie de hub central de produtividade. 

Outra integração popular é com o Trello, da Atlassian, uma nova forma gerenciamento colaborativo de tarefas, que possui um pouco de sobreposição com o Slack, mas foca em quadros (no estilo kanban) para a coordenação de projetos.

O Slack também fechou parcerias com gigantes do segmento de software corporativo como Oracle, SAP e ServiceNow – sendo que a última foi uma das mais pedidas pelos usuários. A integração com o ServiceNow permite que incidentes da ferramenta de gerenciamento de serviços de TI sigam diretamente pelos canais do Slack.

“Uma das principais forças do Slack é como ele integra aplicações externas em um fluxo de bate-papo”, afirma o diretor de pesquisas da Gartner, Larry Cannell. “Esse tipo de integração enriquece as conversas e dá ao fluxo de mensagens um propósito e uma razão para o usuário permanecer no chat.”

Também há um ecossistema vibrante de empresas desenvolvendo sobre a plataforma do Slack, com milhares de aplicativos agora disponíveis no App Directory (Diretório de Apps). Um exemplo é o conhecido toolkit de gerenciamento de tarefas e coisas a fazer baseado no Slack, o Workast, que recebeu recentemente um investimento de 1,85 milhão de dólares. Enquanto isso, o chamado Slack Fund, lançado em 2015, fornece financiamento para empresas que desenvolvem bots sobre a plataforma. 

“O Slack cresceu para ser muito mais do que um app de mensagens em grupo, como podem provar os mais de 155 mil membros da sua comunidade de desenvolvedores”, aponta Kurtzman.  

Ferramentas de automação, como a IFTTT (If This,Then That), também oferecem maneiras interessantes de incorporar diferentes aplicações ao Slack. Isso poderia significar usar a localização do smartphone para notificar um canal de equipe quando você chegar ao escritório, ou lembrar aos membros da equipe para enviarem formulários de despesas antes do fim do mês. 

Um modelo freemium tem estado no coração do negócio do Slack desde o seu lançamento, e foi um componente chave para a sua adoção viral entre os usuários corporativos. Em muitos casos, os usuários se inscrevem para usar o Slack de graça; a partir daí, a ferramenta tende a se proliferar de forma mais ampla pela empresa, o que então obriga o departamento de TI a adotá-la mais formalmente - o que inclui pagar pelo serviço.

A oportunidade corporativa e o futuro do Slack

Apesar de o Slack ter dependido inicialmente da adoção viral para se espalhar, mais recentemente as atenções do aplicativo estão voltadas para o uso por usuários corporativos e implementações amplas nas empresas. E a plataforma está registrando bons resultados aqui: o Slack anunciou recentemente que cerca de 150 grandes empresas estão usando o seu produto Enterprise Grid, incluindo nomes como Capital One, Target e 21st Century Fox. Além disso, a companhia também vem focando esforços na sua expansão internacional, sendo que mais da metade (55%) dos usuários pagantes do Slack estão fora dos EUA. 

A edição corporativa do app inclui controles avançados de segurança e funções administrativas e de usuários para um número ilimitado de espaços de trabalho. Ela é feita para suportar implementações em empresas com dezenas de milhares de funcionários com espaços de trabalho separados, mas conectados.

Um dos desafios para o Slack em termos de conseguir uma presença mais forte nas grandes empresas é assegurar que pode impulsionar a produtividade sem uma sobrecarga de informações. Em grande parte, essa demanda por apps de chats baseados em equipes teve origem na frustração causada justamente pela sobrecarga de e-mails. Mas quanto mais uma empresa depende de uma ferramenta como o Slack, mais dados surgirão para ela lidar.

“Então você está compartilhando toda essa informações, como você colhe esses dados e os torna úteis, para mostrar o ponto da produtividade?”, afirma a VP e analista principal da Forrester, Margo Visitacion. “O desafio geral com as ferramentas de colaboração é não causar ruídos, mas ser produtiva.”

Com isso em mente, o Slack planeja que a Inteligência Artificial (IA) tenha um papel maior na otimização de processos. A companhia criou a sua divisão Search, Learning and Intelligence (SLI) em 2016 para ajudar a encontrar maneiras de facilitar o uso da plataforma. Até o momento, esse esforço levou ao lançamento de recursos como melhorias nas funcionalidades de busca para reduzir o tempo gasto na hora de encontrar mensagens e arquivos antigos e a habilidade de virem à tona colegas com mais chances de terem conhecimento sobre um assunto em especial.

A SLI também habilitou sugestões personalizadas do Slackbot para os canais que podem interessar a um usuário em particular. E um recurso Highlights oferece aos usuários uma visão geral sobre as mensagens mais importantes para uma pessoa, com base em interações anteriores. “Estamos super focados em descobrir novas maneiras de implementar a IA no espaço de trabalho e evoluir o futuro da narrativa de trabalho”, afirma um porta-voz do Slack.

O Slack também começou a investir nas suas equipes de vendas para aumentar a receita; ser atraente para um público corporativo significa que a companhia precisa adotar uma abordagem diferente para vender a sua plataforma.

“Uma coisa que está segurando o Slack de avançar nas empresas é o que o tornou popular até agora, e isso é ser vendido com uma base de equipe por equipe”, afirma o diretor de pesquisas da Gartner, Larry Cannell. “Quando você vende para uma empresa maior, você precisa vender em uma base de empresa. E o produto Grid deles está tentando fazer isso. Esse é um produto extremamente importante para eles se manterem e crescerem dentro das empresas.” 

Esse pode ser o maior obstáculo de curto prazo para o Slack: convencer os clientes corporativos que já possuem relacionamentos com companhias como a Microsoft que o seu produto completo é um melhor investimento do que as funcionalidades disponíveis de graça dentro um pacote de ferramentas.

“Estamos nos estágios iniciais de uma transformação de 100 anos sobre como as pessoas vão trabalhar e se comunicar”, afirmou um porta-voz do Slack. “Melhorar a comunicação e a colaboração no espaço de trabalho é uma oportunidade de negócios enorme que inevitavelmente vai incluir muitos players. Por isso, é válido ter a Microsoft e outras empresas como rivais, já que isso trará um futuro melhor de forma mais rápida.”