Saiba como usar o OneDrive no Windows 10 para sincronizar e compartilhar arquivos

Computerworld / EUA
21 de fevereiro de 2018 - 19h44
Boa opção para ter seus arquivos acessíveis a qualquer momento, serviço na nuvem da Microsoft também é útil para colaboração profissional.

O serviço de armazenamento na nuvem da Microsoft, o OneDrive, pode realizar o backup on-line dos seus arquivos pessoais e profissionais. Com o serviço, que já vem embutido no Windows 10, você pode sincronizar os arquivos do seu PC com a nuvem, com outros computadores Windows, smartphones ou tablets (vale notar que o OneDrive possui apps para aparelhos iOS e Android). Ele pode até mesmo sincronizar seus arquivos da nuvem com um Mac (por meio do app para desktop do OneDrive). O app também é uma ferramenta útil para colaboração, uma vez que você pode compartilhar arquivos do seu OneDrive com qualquer pessoa ao enviar um link web. 

Pensando nisso, montamos abaixo um guia básico com os pontos essenciais que você precisa para usar o OneDrive no Windows 10.

Primeiros passos

Existem duas maneiras de acessar o OneDrive no Windows 10. Quando você faz login no seu PC Windows 10 com uma conta de usuário da Microsoft, o OneDrive já é ativado por padrão. (Se você possui uma conta de webmail gratuita no Outlook.com, então você já tem uma conta de usuário Microsoft. Caso não tenha, é possível criar uma sem gastar nada.) 

Se você não quer acessar o Windows 10 com uma conta de usuário Microsoft, é possível fazer login no OneDrive de forma separada. Clique com o botão direito do mouse no ícone do OneDrive (que se parece com uma nuvem) na área de notificações da barra de tarefas, selecione Settings (Configurações), vá até a aba Account (Conta), e clique no botão Add an Account (Adicionar uma Conta).

Um painel será aberto. Digite então o endereço de e-mail e a senha da sua conta Microsoft.

Os usuários finais padrão recebem 5GB de armazenamento gratuito no OneDrive – pague 2 dólares por mês e terá direito a 50GB. Vale notar que não é possível fazer upload de arquivos com tamanho superior a 10GB. Ainda há dois planos corporativos do serviço, com preços entre 60 dólares e 120 dólares anuais por usuário. E o OneDrive também já vem incluso em qualquer plano de assinatura do Office 365.

Armazene e sincronize arquivos pelo File Explorer

A maneira principal pela qual você vai usar o OneDrive no Windows 10 é por meio do File Explorer. Ao abrir o File Explorer, o OneDrive aparece no painel de navegação no canto esquerdo da tela. Você pode colocar os seus arquivos nele ao arrastar e soltá-los a partir de outro local ou ao salvar os seus documentos, imagens ou outros arquivos a partir (da maioria) dos aplicativos Windows. 

Sempre que você coloca um arquivo ou pasta no diretório do OneDrive no seu PC, uma cópia é automaticamente enviada (sincronizada) para a nuvem. E se você deletar um arquivo ou pasta do seu OneDrive no PC, esse documento também será apagado na nuvem.

Se você fizer alterações e salvar um arquivo no OneDrive no seu PC, por exemplo, a nova versão atualizada também vai substituir a versão antiga na nuvem. Caso você esteja offline quando fizer as mudanças, a versão mais nova do arquivo será sincronizada com a nuvem na próxima vez que você se conectar com a Internet.

Desabilite a sincronização para uma pasta

Por padrão, todos os arquivos e pastas do OneDrive sincronizam de forma automática com a nuvem. Para mudar isso, clique com o botão direito do mouse sobre o ícone do OneDrive localizado na área de notificações da barra de tarefa. A partir do painel do menu resultante, clique em Settings (Configurações). No painel seguinte, clique na aba Account (Conta) e depois no botão “Choose Folders” (“Selecionar Pastas”). Na tela que aparecer, desmarque qualquer pasta para interromper a sincronização. 

Pastas de desktop, documentos e imagens

Isso pode soar um tanto estranho e confuso. O OneDrive possui as suas próprias pastas nomeadas Desktop, Documents (Documentos) e Pictures (Imagens). Mas elas são totalmente separadas das pastas com os mesmos nomes no HD do seu PC. Quando você faz login no OneDrive, o Windows usa essas pastas do serviço como o local padrão para salvar determinados tipos de arquivos. Por exemplo, os arquivos “.docx” serão salvos na pasta Documents do seu OneDrive e não na pasta Documents do seu PC. 

Você pode mudar isso para que o Windows salve os arquivos nas pastas Desktop, Documents e Pictures originais no seu PC (que não irão sincronizar com o seu OneDrive). Clique com o botão direito do mouse no ícone do OneDrive localizado na área de notificações da barra de tarefas, depois em Settings (Configurações) e vá até a aba Auto Save (Salvar Automaticamente). Depois clique na caixa de entrada Desktop, Documents ou Pictures e escolha a opção “This PC Only” (Apenas neste PC) a partir do menu drop-down. 

OneDrive Files On-Demand

Lançado em outubro de 2017, o Windows 10 Fall Creators Update adicionou uma função ao OneDrive chamada de Files On-Demand. Quando ela está habilitada, o OneDrive não irá simplesmente baixar os arquivos armazenados na nuvem em qualquer PC Windows 10 que você estiver usando. Em vez disso, você seleciona separadamente os arquivos para serem baixados.

Por padrão, o Files On-Demand está habilitado nos PCs rodando o Windows 10 Fall Creators Update. Para desligar o recurso, clique com o botão direito do mouse no ícone do OneDrive na área de notificações da barra de tarefas, depois vá em Settings, clique na aba de configurações, e desmarque a opção “Save space and download files as you use them” (Economize Espaço e Baixe Arquivos à Medida que os Usa) localizada no Files On-Demand.

Sincronize o status dos seus arquivos

No File Explorer, o OneDrive indica o status de sincronização dos seus arquivos com pequenos ícones localizados ao lado dos nomes dos arquivos. 

Por exemplo: um ícone de nuvem ao lado do nome do arquivo ou da pasta significa que esse documento não está realmente no seu PC – apenas na nuvem.

Um arquivo ou pasta que está sincronizado (no HD do seu PC e na nuvem) aparece destacado por uma marca de seleção na cor verde dentro de um círculo branco.

Se você clicar com o botão direito do mouse em um arquivo ou pasta e, a partir do menu pop-up, clicar em “Always Keep on This Device” (“Sempre Manter Neste Aparelho”), então o ícone de status vai mudar para uma marca branca dentro de um círculo verde. (Vale notar que, caso você deixe o Files On-Demand desabilitado, esse é o ícone de status que irá aparecer em todos os arquivos e pastas do seu OneDrive.)

Quando um arquivo estiver sendo enviado para a nuvem ou baixado a partir do seu diretório do OneDrive no seu PC, o ícone ao lado do nome do arquivo terá duas flechas azuis animadas em um movimento circular.

Para remover um arquivo do seu HD, mas mantê-lo na nuvem, clique com o botão direito no arquivo e, a partir do menu pop-up, clique em “Free Up Space” (Liberar Espaço). Para ver um registro das sincronizações recentes, clique no ícone do OneDrive na área de notificações da barra de tarefas. Isso abrirá um painel listando os arquivos que foram adicionados, apagados, movidos ou renomeados no seu OneDrive. 

Compartilhe arquivos do OneDrive

Para compartilhar um arquivo ou pasta com outras pessoas a partir do File Explorer, clique com o botão direito do mouse sobre o documento em questão e depois na opção “Share a OneDrive link” (Compartilhar um Link do OneDrive) que aparecerá no menu. Essa ação vai gerar um link para o arquivo ou pasta selecionado na nuvem e copiar o link para a área de transferência do seu computador. Como acontece com qualquer web link padrão, você pode colá-lo em um e-mail, mensagem instantânea, documento, etc.

Vale notar que qualquer um com esse link pode visualizar ou baixar uma cópia do arquivo, além de encaminhar o link para outras pessoas.

Você pode restringir o seu arquivo “linkado” para apenas uma ou poucas pessoas. E se você assina um plano pago do OneDrive, também pode configurar uma data de expiração para que o link não possa mais ser usado após um dia determinado. Mas para fazer qualquer uma dessas coisas, é preciso acessar o OneDrive pela web. (Esperamos que um update futuro nos permita mudar as permissões de compartilhamento do OneDrive diretamente pelo File Explorer.) 

Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou pasta, e no menu que for aberto, clique em "More OneDrive sharing options” (Mais Opções de Compartilhamento do OneDrive.) Isso vai abrir o navegador padrão do PC e conectará com o OneDrive na web. 

Você então terá de fazer login com a sua conta Microsoft (a que você usa no OneDrive). Isso abrirá a interface web do seu OneDrive. Clique no botão Share (Compartilhar) no canto superior esquerdo para abrir o painel Share. (Se você estivesse logado, seria levado imediatamente para esse painel Share ao clicar com o botão direito do mouse em um arquivo ou pasta do OneDrive no File Explorer e selecionar a opção “"More OneDrive sharing options”.)

Marcar a opção “Allow Editing” (Permitir Edição) permite que as pessoas com quem você está compartilhando o link possam editar o arquivo. (Por exemplo, se for um documento de texto, então a pessoa poderá editá-lo com uma versão do Word.) Aviso: quando alguém edita o arquivo on-line, essas mudanças são sincronizadas com a cópia no OneDrive localizada no HD do seu PC.

Caso você seja assinante do OneDrive, pode clicar na opção “Set Expiration Date” (Configurar Data de Expiração) para digitar uma data para quando você quer que o link seja desativado.

Após fazer as suas seleções, você tem duas opções. “Get a Link” vai copiar um link para o arquivo ou pasta para a área de transferência do seu PC. Vale destacar que ele é publicamente acessível quando for compartilhado. 

Para restringir o link para pessoas específicas, clique em “E-mail”. Isso abrirá um painel em que você pode digitar o endereço de e-mail das pessoas com quem quer compartilhar o link - é possível digitar mais de um endereço de e-mail. Clique no botão Share e então será enviado um e-mail com o link para o arquivo ou pasta que só poderá ser aberto pelo destinatário determinado.

Interrompa os links de compartilhamento pelo OneDrive na web

Para interromper o compartilhamento de um arquivo ou pasta, ou para mudar o status de edição de um usuário (ambas as tarefas só podem ser feitas pelo site do OneDrive), clique com o botão direito do mouse no arquivo ou pasta e selecione a opção “Details” (Detalhes), localizada na parte inferior do painel do menu. Uma barra lateral será aberta no canto direito da janela do navegador mostrando o status de compartilhamento do item. 

Clique no link “Manage Access” (Gerenciar Acesso), que abrirá um outro painel. Para interromper o compartilhamento público, clique no “X” localizado à direita do link web. Para mudar o status de edição de um arquivo ou pasta compartilhada com um contato, ou para interromper o compartilhamento com eles, clique em “Can Edit” (ou “Can View”, dependendo da opção). Isso abrirá um painel pequeno que permitirá mudar as permissões.