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Produtividade: ferramentas corporativas facilitam gerenciamento

Daniela Moreira, repórter do IDG Now!
26/10/2006 - 08h00
São Paulo – Softwares da IBM e da Microsoft ajudam a definir permissões e controlar o uso da mensagem instantânea.

Instant_Messaging_88x66A primeira recomendação para uma empresa que quer tirar proveito das funções colaborativas do IM é: crie uma política clara para o uso da tecnologia dentro da sua companhia.

Esta política, que deve ser divulgada a todos os usuários, vai determinar o que é permitido ou não na comunicação instantânea, quais as regras de comportamento ao usar a ferramenta e quais as medidas de segurança que devem ser tomadas para não expor a rede corporativa a ataques externos.

Leia neste especial:
> Prós e contras do IM nas empresas
> Riscos do comunicador instantâneo
> Aspectos legais do IM no trabalho
> Ética e etiqueta no uso do IM

Além de uma política clara, o uso de um software corporativo, no lugar das aplicações gratuitas e públicas, pode trazer alguns benefícios. Os softwares voltados a empresas – como o Lotus Sametime, da IBM, e o Office Comunicator, da Microsoft – permitem ao administrador de rede controlar com quem o usuário pode conversar, se ele pode ou não trafegar arquivos, além de possibilitar um registro das conversas mantidas pelos usuários.

Com recursos que vão além do chat – VoIP (voz sobre IP), webconferência, videoconferência e transferência de arquivos, entre outros -, os comunicadores corporativos podem funcionar apenas dentro dos limites da rede, ser expandidos para parceiros e clientes e até mesmo “conversar” com aplicações públicas.

O Office Comunicator permite interagir com usuários do MSN Messenger, Windows Messenger, Yahoo! Messenger e AOL AIM. Já o Sametime é compatível com as ferramentas do Yahoo!, da AOL e com Google Talk. “Estamos negociando a possibilidade de integração ao MSN”, revela Ricardo Rossi, gerente de vendas da área de Workplace, Portais e Colaboração da IBM Brasil.

A vantagem de manter a comunicação restrita à ferramenta interna é que as mensagens passam a ser protegidas por criptografia, evitando, por exemplo, que informações confidenciais sejam interceptadas.

Outro benefício é o controle mais rígido sobre o uso dos recursos disponíveis na ferramenta por cada usuário. Tanto na ferramenta da Microsoft quanto na da IBM, é possível definir níveis de “privilégios” para cada usuário, garantindo que ele possa se comunicar com quem realmente faz sentido para a empresa.

“Em um call center com 100 atendentes, por exemplo, não é interessante que os operadores possam conversar entre si, mas pode ser muito importante que um operador fale diretamente com seu supervisor, esclareça dúvidas e atenda melhor o cliente”, exemplifica Rossi.

Já André Serpa, gerente de marketing de produtos da Microsoft, defende que mesmo as conversas particulares pelo instant messenger, em certa medida, podem ser vantajosas para a empresa. “A conversa pelo chat acaba substituindo ligações para resolver problemas pessoais, por exemplo”, argumenta.

Mesmo com todas as vantagens da ferramenta corporativa em relação à publica, ainda há um fator importante a ser pesado: o custo. Enquanto as ferramentas públicas são gratuitas, as corporativas têm um custo para a empresa.

Os valores variam conforme o tamanho e a infra-estrutura de rede da companhia e o número de usuários, mas Rossi acredita que a ferramenta empresarial da IBM, por exemplo, só passa a valer a pena em termos de custo para uma empresa com mais de 300 funcionários.

Segundo a consultoria Radicati Group, o mercado mundial de IM corporativo deve movimentar neste ano 123 milhões de dólares. Em 2010, a cifra pode saltar para 282 milhões de dólares.

Já o número de usuários de Instant Messaging deve crescer dos atuais 432 milhões para 650 milhões nos próximos quatro anos, segundo a consultoria.