Tire o melhor proveito do novo Gmail com essas 20 dicas

JR Raphael, Computerworld/EUA
07 de maio de 2018 - 09h00
Atualização traz melhorias na interface, otimização de mensagens, lembretes e organização; Saiba como fazer melhor uso do serviço e otimizar seu tempo

A primeira coisa que você provavelmente notará sobre o Gmail recém-renovado é que, bem, ele ainda se parece muito com o antigo Gmail.

Claro, a interface atualizada do e-mail do Google tem muitos recursos e alguns novos elementos notáveis. Na superfície, porém, parece decididamente familiar. E confie em mim: isso é uma coisa boa - e uma grande façanha de design.

Mas não se deixe enganar: o novo Gmail está realmente repleto de opções que podem simplificar seu fluxo de trabalho e facilitar o gerenciamento de sua caixa de entrada. Aqui estão 20 dicas úteis para aproveitar ao máximo a última encarnação do Gmail.

(Observe que, a menos que especificado de outra forma, essas dicas são específicas da versão para desktop, que pode ser acessada clicando no ícone da engrenagem no canto superior direito do site e selecionando "Experimentar o novo Gmail" ou com a opção ativada por um administrador em uma configuração do G Suite.

Melhorias na interface

1. Quer um pouco menos de desordem - e um pouco mais de espaço?  O novo Gmail permite recolher o painel à esquerda da tela que contém todos os marcadores e categorias. Basta clicar no ícone do menu de três linhas (também conhecido como "menu hambúrguer") no canto superior esquerdo da tela, e o painel será reduzido a uma lista restrita de ícones. Ele será expandido automaticamente sempre que você passar o mouse por cima dele, para que você ainda possa encontrar o que precisa.

 2. Confira anexos diretamente da sua caixa de entrada - sem nunca abrir uma mensagem. Por padrão, o novo Gmail mostra blocos para cada arquivo associado a um e-mail logo abaixo da linha de assunto do e-mail. Tudo o que você precisa fazer é clicar em um bloco para abrir ou visualizar o conteúdo do arquivo e acessar diretamente as informações necessárias.

3. A desvantagem disso é que faz com que os e-mails com anexos pareçam maiores em sua caixa de entrada, porque as linhas ficam mais altas e, portanto, também mais visíveis visualmente. Se você não é fã disso - e não se importa de perder o acesso ao anexo com apenas um clique - é possível desativar os ícones clicando no ícone da engrenagem no canto superior direito do novo Gmail e selecionando "Exibir densidade". Mude a visualização de "Padrão" para "Confortável" e o Gmail retornará ao método antigo de indicar anexos (com um pequeno ícone de clipe de papel à direita da linha de uma mensagem).

4. Para uma caixa de entrada ainda mais compacta - com menos preenchimento e informações mais densas - experimente a visualização "Compacta" atualizada no mesmo menu "Densidade de exibição".

5. Desejando que o novo Gmail tivesse um tema sombrio? Na verdade, basta: basta abrir o ícone da engrenagem no canto superior direito e selecionar "Temas". Lá, você encontrará uma variedade de opções coloridas para incrementar sua caixa de entrada, além de algumas opções mais suaves, como o sombreado simples, o alto contraste e o cinza suave agradavelmente suave.

6. Quando você passar o mouse sobre uma mensagem na sua caixa de entrada, o novo Gmail lhe dará uma série de ações de acesso rápido no lado direito da linha. Você pode arquivar o email, apagá-lo, marcá-lo como lido ou não lido, adiá-lo (mais sobre isso em um minuto), ou até mesmo responder a um pedido de reunião, ali mesmo.

7. Sempre gostou de marcar mensagens como não lidas depois de abri-las? O novo Gmail torna isso mais fácil do que nunca: sempre que tiver um e-mail aberto, procure o ícone de envelope diretamente à direita da lixeira na linha horizontal de ícones acima da sua mensagem (na área diretamente abaixo da barra de pesquisa) . Isso permitirá marcar a mensagem como não lida com um único clique. (No antigo Gmail, primeiro você tinha que clicar no botão "Mais" para encontrar o comando.) Se você já fechou o e-mail, você pode passar o mouse sobre ele e clicar no ícone "Marcar como não lido", conforme mencionado na dica 6

8. O novo Gmail terá, em breve, um modo offline automático e nativo, o que significa que você poderá abrir o site padrão do Gmail e ler e escrever mensagens, mesmo que não tenha uma conexão ativa com a Internet. (Presumivelmente, isso funcionará apenas se você (a) estiver usando o navegador Google Chrome, (b) estiver conectado à sua conta do Google e (c) tiver acessado o Gmail a partir do mesmo computador no qual havia uma conexão antes. Isso é uma melhoria significativa em relação ao sistema antigo , que exigia uma extensão separada e, em seguida, usava uma interface semelhante a um dispositivo desajeitadamente despojado no lugar do ambiente normal do Gmail.

O Google diz que o modo offline nativo chegará em algum momento nas "próximas semanas".

Recursos organizacionais

9. O recurso "Snoozing" é uma das ferramentas mais úteis para entrar no novo Gmail. Em vez de permitir que as mensagens permaneçam em sua caixa de entrada e se acumulem até atingir um ponto incontrolável, use a função soneca para ajudar a lidar com tudo assim que a vir: Se você puder responder a algo em menos de um minuto, faça-o. Se algo não exigir nenhuma ação em seu nome, arquive-a imediatamente. E se algo requerer algum tipo de ação, mas você não tiver tempo para lidar com aquilo naquele momento, adie para um dia e hora em que você será capaz de fazer isso.

Ao adiar uma mensagem, ela desaparece da sua caixa de entrada e reaparece a qualquer momento e hora que você escolher.

Conforme observado na dica 6, você pode adiar qualquer ação a respeito de um e-mail da sua caixa de entrada passando o mouse sobre a mensagem e selecionando o ícone Snooze em forma de relógio. Para suspender um email aberto, clique no ícone Soneca à direita do ícone do envelope na linha de ícones na parte superior da página. Sua caixa de entrada será menos confusa, mais organizada e mais gerenciável como resultado.

10. O novo Gmail possibilita a suspensão de várias mensagens ao mesmo tempo - no caso de você ver mais de um e-mail que precisa ser enviado de volta ao mesmo ponto. Na caixa de entrada, basta clicar nas caixas à esquerda de todas as mensagens que você deseja incluir, depois clicar no ícone em forma de relógio na linha horizontal de ícones que aparece na parte superior da tela e selecionar o dia e a hora desejados.

11. Precisa voltar a algo que você colocou em espera - ou alterar o dia e a hora em que está definido para reaparecer? Você pode encontrar todos os seus e-mails suspensos na nova seção "Snoozed" do Gmail, diretamente abaixo da linha "Caixa de entrada" no painel à esquerda. Quando você estiver lá, passe o mouse sobre qualquer e-mail e clique no ícone em forma de relógio para alterar suas configurações de soneca ou desativá-las completamente.

12. Você também pode adiar as mensagens dos aplicativos móveis do Gmail, embora a opção esteja um pouco oculta. Na caixa de entrada, pressione e segure uma mensagem para selecioná-la, depois toque no ícone do menu de três pontos na parte superior da tela e procure por "Soneca" na lista de opções exibida. Se você já abriu a mensagem, toque no ícone do menu de três pontos na tela; você verá "Snooze" como parte das opções também.

13. O novo Gmail sempre sugerirá momentos para você adiar uma mensagem: na interface da área de trabalho, ele oferece "Mais tarde hoje", com um horário noturno; "Amanhã" e "Próxima semana". Dependendo do dia da semana, também pode oferecer opções "Mais tarde esta semana" e "Este fim de semana", ambas com horários futuros. O aplicativo para dispositivos móveis apresenta essas mesmas opções, juntamente com opções gerais "Manhã", "Tarde" ou "Noite" depois que você seleciona uma data personalizada.

Se você não quiser usar um dos horários predefinidos, poderá sempre escolher a opção "Escolher data e hora". Aqui está um pequeno segredo: você pode personalizar o tempo que o Gmail usa para cada uma dessas opções predefinidas. No momento, não há nenhuma configuração para isso no Gmail, por estranho que pareça, mas abra o Google Keep e clique em "Configurações" no painel à esquerda. Veja os campos para "Manhã", "Tarde" e "Noite"? Digite em qualquer hora que você quiser para cada parte do dia e clique em "Salvar".

Atualize a guia do Gmail e você poderá acessá-la: os horários selecionados serão usados ​​para as mesmas partes do dia e também no aplicativo móvel do Gmail.

Integrações da caixa de entrada

14. O painel à direita da nova interface do Gmail permite acessar o Google Agenda, o Google Keep ou o Google Tasks diretamente na sua caixa de entrada para que você possa gerenciar informações de cada um desses aplicativos sem ter que trocar de guia ou abrir nada novo. Com Tasks, você pode até mesmo arrastar mensagens da sua caixa de entrada para o painel para criar novas tarefas em torno delas.

Criar novas tarefas a partir de e-mails é tão simples quanto arrastar e soltar, como está sendo feito aqui com a mensagem mais importante, na imagem acima.

Infelizmente - e um pouco estranhamente - o mesmo comportamento de arrastar e soltar não funciona atualmente (em qualquer direção) com o Calendário ou Manter. Outra omissão evidente é a falta de presença baseada em painéis no Google Contatos, que parece ser um elemento óbvio para o acesso na tela. No entanto, se você tiver atalhos de teclado ativados , pressionar "g" e, em seguida, "c" abrirão os Contatos do Google em uma guia separada, pelo menos para isso.

15. O Google Tasks é um pouco confuso, devido ao fato de que ele se sobrepõe consideravelmente ao Keep, mas não possui muitos dos recursos mais básicos de gerenciamento de tarefas (como suporte para compartilhamento ou colaboração, capacidade de criar tarefas recorrentes e capacidade de criar lembretes significativos) . As tarefas também não se integram atualmente ao sistema de lembretes de produtos cruzados do Google.

Mas, você pode criar todos os itens que você criar no Tasks também no Google Agenda. Se você souber como fazê-lo: Abra o Google Agenda e procure na seção "Minhas agendas" no painel esquerdo da tela do site. Você provavelmente verá uma linha chamada "Lembretes". Toque nele e selecione "Alternar para tarefas" no menu exibido. Em seguida, certifique-se de que a caixa ao lado dessa linha esteja marcada e ativa, e suas tarefas datadas aparecerão automaticamente e aparecerão nas datas apropriadas.

Esteja ciente de que, ao fazer isso, você perderá a capacidade de fazer com que os lembretes - definidos por meio do Keep, do Google Assistente ou da caixa de pesquisa do Google - apareçam no seu calendário. Por qualquer motivo, é uma decisão um-ou-outro.

16. As tarefas não se integram diretamente com os aplicativos para dispositivos móveis do Gmail, portanto, se você estiver planejando usá-lo, será necessário obter o novo aplicativo Tasks autônomo para acesso baseado em telefone. Está disponível no Android e no iOS .

17. Esse painel do lado direito na nova interface do Gmail não precisa estar limitado a apenas ao Google Agenda, o Google Keep ou o Google Tasks. Vê aquele pequeno sinal de mais sob os ícones dessas aplicações? Clique nele e você poderá adicionar itens extras para acesso baseado em caixa de entrada a serviços como Trello, Wrike e QuickBooks. (O Google diz que um painel lateral semelhante dará acesso a  outros aplicativos do Google, incluindo Agenda, Documentos, Planilhas e Apresentações, nos "próximos meses".)

Segurança de envio de mensagens

18. Recursos de privacidade, aguardando: O novo Gmail ganhará, em breve, a opção de fazer com que as mensagens expirem após um determinado período de tempo, bem como a opção de recuperar as mensagens já enviadas. Ambos os recursos funcionarão enviando ao destinatário apenas um link para o conteúdo real, não para o conteúdo em si (embora o destinatário obviamente ainda possa capturar e salvar qualquer coisa por meio de uma captura de tela).

Um recurso relacionado, usando o mesmo sistema, permitirá que você impeça que alguém encaminhe, copie, baixe ou imprima sua mensagem (embora, de novo, haja muitas maneiras de contornar isso - mas o principal caso de uso aqui parece ser evitar qualquer compartilhamento acidental de informações confidenciais). E, finalmente, você poderá proteger uma mensagem sensível com um código de autenticação de dois fatores - entregue por meio de texto para um número especificado - se realmente quiser ter certeza de que apenas o destinatário pretendido possa abri-la.

Nada disso está no nível de segurança que um aplicativo de e-mail totalmente criptografado como o ProtonMail, é claro, mas deve oferecer uma boa parcela de proteção adicional para tipos mais cotidianos de necessidades.

Atalhos e poupadores de tempo

19. O novo Gmail tem alguns atalhos de teclado notáveis ​​que podem poupar seu tempo e facilitar o seu deslocamento: Pressionar "b" quando você estiver vendo uma mensagem ou tiver selecionado uma mensagem na sua caixa de entrada permitirá que você a adie; manter pressionada a tecla Shift e pressionar "t" abrirá o painel Tasks e adicionará sua mensagem atualmente aberta ou selecionada como um novo item; e pressionar "g" e depois "k" abrirá o painel Tasks, independentemente do que você estiver fazendo. (Só não se esqueça de ativar a opção de atalhos de teclado na seção "Geral" das configurações do Gmail primeiro.)

20. Dê uma pausa para o seu dedo com o recurso de Resposta Inteligente do Google, que, oficialmente, chega à versão desktop com o novo Gmail. Basta procurar as respostas sugeridas pelo Google - apresentadas em blocos brancos com texto azul - na parte inferior de qualquer e-mail que você esteja lendo. Se alguma dessas sugestões parecer uma resposta que você deseja enviar, clique nela; O Gmail iniciará uma nova resposta e colocará esse texto dentro da mensagem para você. Você pode editar o texto, se desejar, e enviar sua mensagem a qualquer momento.